Zoom de funcionalidades: firma electrónica y EDI para nuestra solución de gestión de operaciones de ventas

El hecho de que hablemos poco de estas funciones no significa que no existan. 

En este artículo, hemos decidido destacar dos de ellas. Esenciales para las tiendas de venta de muebles y cocinas, la firma electrónica y la emisión de documentos en formato EDI pueden integrarse en el flujo de trabajo de cada uno de nuestros clientes de la solución de gestión de operaciones de venta Retail Operations.

Firma electrónica: ahorro de tiempo y agilidad

La firma electrónica permite la firma instantánea de documentos, sin necesidad de imprimir o desplazarse. En más detalle, garantiza la integridad de un documento electrónico y la autenticación de su autor, lo que lo hace legalmente vinculante.

Objetivos y características de la firma electrónica

La firma electrónica tiene tres objetivos principales:

• Garantizar la integridad del documento, como se ha mencionado anteriormente
• Asegurar la identidad del autor
• Proporcionar prueba de consentimiento

Para ser válida, debe cumplir con los siguientes criterios:

• Autenticidad: se debe poder identificar claramente al firmante
• No reutilizable: la firma está vinculada al documento firmado y no puede transferirse a otro
• Inalterabilidad: una vez firmado, el documento no puede modificarse
• No repudio: el firmante no puede cuestionar su firma después de firmar
• Irreversibilidad: la firma no puede ser falsificada, garantizando que nadie pueda suplantar al firmante

Existen muchos proveedores, como YouSign, que ofrecen servicios de firma electrónica.

Una función para personalizar según el flujo de trabajo de cada red de tiendas

Los líderes empresariales y gerentes de redes de tiendas han buscado adoptar esta función en el flujo de trabajo de su software de gestión de ventas. En el sector de la cocina y muebles, las interacciones con los clientes se ven enormemente facilitadas, y la aprobación de presupuestos es más rápida, lo que acorta el ciclo de ventas.

En la solución Retail Operations de HomeByMe, las firmas electrónicas se integran mediante una API compatible con todos los sistemas existentes. Esta API es proporcionada por el equipo de HomeByMe para permitir a los minoristas integrarla y personalizarla. Las firmas pueden activarse solo para los presupuestos o para otros documentos (presupuestos, facturas de tienda, facturas de proveedores, etc.). Pueden aparecer en la primera página, la última o incluso en todas las páginas. Las ventanas emergentes se muestran superpuestas en el software de Retail Operations, manteniendo a los usuarios en la misma ventana.

Existen dos escenarios principales de uso para la firma electrónica:

1. Una vez que un cliente aprueba un presupuesto, el vendedor puede enviar un correo electrónico con las instrucciones de firma para confirmar el pedido.
2. Si el cliente está en la tienda, puede firmar electrónicamente directamente en la interfaz del vendedor, evitando el papel y digitalizando completamente el proceso.

EDI: un formato estandarizado para transacciones automatizadas

EDI, o Intercambio Electrónico de Datos, es un formato estándar que permite el intercambio de documentos como órdenes de compra o planos.

Objetivos y características del EDI

EDI está diseñado para transacciones y comunicaciones entre empresas. Esto significa que la información, como una orden de compra, se transfiere directamente del software de una empresa al de otra. La mayoría de las veces, las empresas que utilizan EDI son socios comerciales que trabajan regularmente juntas, particularmente en las cadenas de suministro.

Las ventajas de usar EDI incluyen:

• Ahorro de tiempo y costos mediante la automatización de procesos previamente manuales y basados en papel.
• Mayor productividad al procesar rápidamente un mayor volumen de documentos.
• Reducción de errores debido a los estrictos estándares de datos EDI que aseguran el formato correcto antes de la integración en las aplicaciones empresariales.
• Mejora de la experiencia del cliente gracias a la ejecución eficiente de transacciones, contribuyendo a la rapidez de las entregas.

Esta función está integrada en la solución Retail Operations de HomeByMe, un software de gestión de operaciones de venta y CRM desarrollado específicamente para los sectores de muebles y cocina.

EDI para transmitir órdenes de compra, planos de cocina y muebles directamente a la fábrica

Cuando un comercial finaliza el proyecto de un cliente, la solución Retail Operations le permite generar y almacenar todos los documentos esenciales del proyecto.

Antes de enviar órdenes de compra y otros planos a un proveedor, el vendedor debe primero asegurarse de que el proveedor esté autorizado a recibir documentos en formato EDI. Si está autorizado, el proceso implica:

1. Acceder al proyecto del cliente
2. Seleccionar la opción para convertir la orden de compra del cliente en una orden de compra para el fabricante
3. Verificar que todos los archivos a transmitir sean correctos (por ejemplo, vistas frontales, planos de los distintos elementos de la cocina)
4. Generar los documentos para su conversión a formato EDI
5. Enviar los documentos directamente o por correo electrónico al proveedor desde la interfaz de Retail Operations

Cada cliente puede solicitar activar esta función en su interfaz y optar por el intercambio de documentos en formato EDI

Para obtener más información sobre las funciones disponibles en Retail Operations o solicitar una demostración personalizada, contáctenos aquí.