Zoom fonctionnalités : signature électronique et EDI pour notre solution de gestion des opérations de vente

Ce n’est pas parce que nous en parlons rarement que ces fonctionnalités n’existent pas. 

Dans cet article nous avons choisi d’en mettre deux en avant. Essentielles aux magasins de vente de meubles et de cuisines, la signature électronique et l’émission de documents au format EDI peuvent être intégrées au workflow de chacun de nos clients de la solution de gestion des opérations de vente Retail Operations. 

La signature électronique : gain de temps et agilité

La signature électronique permet la signature instantanée de documents, sans avoir besoin d’imprimer ou de se déplacer. Si on entre dans la définition plus en détails, elle garantit l’intégrité d’un document électronique et l’authentification de son auteur. L’acte ne peut donc pas être remis en cause.

Objectifs et caractéristiques de la signature électronique

La signature électronique a trois objectifs principaux :

• Garantir l’intégrité d’un document, comme cité plus haut
• S’assurer de l’identité de l’auteur
• Apporter la preuve du consentement

Pour être valide, elle doit posséder les caractéristiques suivantes :

• Authentique : il faut pouvoir identifier clairement le signataire
• Non réutilisable : la signature est liée au document signé et ne peut pas être transférée à un autre document.
• Infalsifiable : une personne ne peut pas se faire passer pour une autre
• Irrévocable : le signataire ne peut pas contester sa signature après coup
• Inaltérable : une fois le document signé, toute modification devient impossible

(source : francenum.gouv)

Il existe de nombreux prestataires qui proposent la signature électronique comme YouSign par exemple.

Une fonctionnalité à personnaliser en fonction du workflow de chaque réseau de magasin

Les dirigeants d’entreprise et responsables de réseaux de magasins ont donc cherché à s’équiper et à l’intégrer dans le workflow de leur logiciel de gestion des ventes. Dans le secteur de la cuisine et du meuble, l’échange avec les clients s’en voit largement facilité et la validation des devis est plus rapide, ce qui contribue à raccourcir le cycle de vente.

Dans la solution Retail Operations de HomeByMe, la signature électronique est intégrée au moyen d’une API compatible avec tous les systèmes existants. Cette API est fournie par les équipes HomeByMe pour qu’elle soit intégrée et personnalisée par le distributeur. La signature peut en effet être activée sur les devis uniquement, ou sur d’autres documents (devis, facture magasin, facture fournisseur, etc). Elle apparaît au choix sur la première page d’un document, la dernière ou même toutes les pages. A savoir que les pop-ups s’affichent en superposition du logiciel Retail Operations : on reste dans la même fenêtre.

Plus concrètement, il y a deux scénarios principaux d’utilisation de la signature électronique :

• Une fois un devis approuvé par un client, le vendeur peut lui envoyer un mail avec la démarche de signature électronique pour acter la validation de la commande.
• Si le client est en magasin, il peut aussi procéder à la signature électronique depuis l’interface du vendeur : cela évite de repasser par le papier, toute la démarche est numérisée. 

L’EDI : un format standardisé pour des transactions automatisées

L’EDI, ou Echange de Données Informatisées est un format standard qui permet d’échanger des documents du type bons de commande ou plans.

Objectifs et caractéristiques de l’EDI

L’EDI est un format conçu pour les transactions et communications inter-entreprises. Cela signifie que les informations contenues dans un bon de commande, par exemple, sont transférées directement de l’application informatique d’une entreprise à une autre. La plupart du temps, les entreprises qui utilisent l’EDI entre elles sont des partenaires commerciaux qui ont l’habitude de travailler ensemble, notamment dans le cadre de leur chaîne approvisionnement.

Utiliser la technologie EDI a plusieurs avantages :

• Gagner du temps et réduire les coûts grâce à l’automatisation du procédé qui était préalablement fait manuellement et avec des documents papier.
• Améliorer la productivité en partageant un nombre accru de documents qui seront traités plus rapidement
• Réduire les erreurs : la normalisation des données EDI est assez rigide et assure qu’elles soient formatées correctement avant d’intégrer les applications métier.
• Améliorer l’expérience client dans son ensemble : ce n’est pas « visible » mais l’EDI permet une exécution efficace des transactions et contribue à la rapidité de livraison des biens et services.

Cette fonctionnalité est intégrée à la solution Retail Operations de HomeByMe, un logiciel de gestion des opérations de vente et CRM développé spécifiquement pour les acteurs du meuble et de la cuisine. 

L’EDI pour transmettre les bons de commandes, plans de cuisine et meubles directement à l’usine

Lorsqu’un commercial finalise le projet d’un client, la solution Retail Operations lui permet de générer et garder tous les documents essentiels au projet.

Avant de choisir d’envoyer les bons de commande et autres plans à son fournisseur, le vendeur doit d’abord vérifier qu’il est bien habilité à recevoir des documents sous format EDI. Si tel est le cas, il va ensuite :

• Entrer directement dans le projet de son client,
• Sélectionner le bouton qui permet la conversion du bon de commande client en bon de commande à destination du fabricant,
• Vérifier que l’intégralité des fichiers à transmettre est bien correcte (vues de face, plans des différents éléments de la cuisine par exemple)
• Générer les documents pour qu’ils soient convertis au format EDI
• Envoyer directement ou par email les documents au fournisseur depuis l’interface Retail Operations.

Chaque client peut donc demander à activer cette fonctionnalité dans son interface et opter pour cet échange de documents au format EDI.

Pour en savoir plus sur les fonctionnalités disponibles dans Retail Operations ou pour une demande de démonstration personnalisée, écrivez-nous juste ici !