L’e-invoicing : la nouvelle star des webinaires de comptabilité

Comment ça vous n’assistez pas chaque semaine à un webinaire compta sur les innovations et nouveautés qui sortent tous les quatre matins en France, au gré des modifications des lois de notre joli pays ?

Si vous n’êtes pas à la page, on vous parle ici de la nouvelle star des blogs de comptabilité : l’e-invoicing. 5 minutes de lecture et vous aurez tout compris. PRO-MIS.

Définition du jargon et objectifs affichés

D’abord commençons par le plus simple : e-invoicing signifie facture électronique. C’est un bon début. Ensuite le pourquoi. Vous vous en doutez, l’émission et la réception de factures sous format électronique permet une meilleure traçabilité et donc facilite la lutte contre la fraude à la TVA. Mais pas que. Il s’agit aussi de :

• Gagner du temps lors d’émission et réception de factures
• Accélérer les paiements,
• Réduire l’utilisation de papier
• Faciliter la déclaration de la TVA.
   

L’e-invoicing va donc être très prochainement obligatoire pour toutes les entreprises assujetties à la TVA. La loi finance prévoit un dispositif complémentaire appelé e-reporting pour celles qui ne le sont pas.

Ce qui va changer dans votre gestion de la facturation et les questions de calendrier

Concrètement cela signifie que les sociétés devront choisir un prestataire, une plateforme de dématérialisation, qui se chargera de transmettre la facture émise et d’assurer sa réception dans le format adéquat auprès du client. Cette même plateforme est étudiée pour recevoir tout le reporting des données à destination de l’administration fiscale. D’après impots.gouv, les mentions obligatoires sont les mêmes en plus de quatre nouvelles qui le deviendront à des fins de gestion :

• Le numéro de SIREN du client assujetti à la TVA établi en France
• Préciser s’il s’agit d’un bien, d’un service ou d’un service mixte
• L’adresse complète de livraison ou de réalisation du service
• L’option pour la TVA sur les débits

Certaines données seront automatiquement extraites et transmises à l’administration fiscale.

Et c’est pour quand tout ça ?

En juillet 2024 toutes les entreprises devront être en mesure de recevoir les factures électroniques, seules les grandes entreprises devront les émettre. En janvier 2025, toutes les ETI (Entreprise de Taille Intermédiaire) devront émettre des factures sous format électronique. Pour les PME et TPE la date est repoussée à janvier 2026. Un calendrier progressif pour que tout ça se mette en place en douceur.

Retail Operations, solution de gestion au look user friendly qui génère tous les documents de vente sous format électronique

Oui le titre est long, mais si vous êtes utilisateurs de Retail Operations (ex StoreManager.online - CRM et gestion des points de vente pour la cuisine et le meuble) vous trouverez certainement ça bien résumé Et pour ceux qui ne le savent pas déjà : la solution est intuitive (formation rapide des équipes à son utilisation) et esthétique. L’une de ses fonctionnalités principales est aussi la génération automatique de tous les documents de vente, dont les factures évidemment.

Les factures sont donc émises sous format électronique et personnalisées selon un modèle standardisé entre obligations légales et contraintes liées à votre marque. Le PDF est pour le moment autorisé jusqu’au 1er juillet 2024 mais n’étant pas un format « lisible » par un ordinateur (par opposition à l’œil humain) il sera rapidement abandonné. Les formats qui seront acceptés pour les transactions B2B sont XML UBL, XML C2I, Invoice X. Un format mixte pourra sans doute être également utilisé : composé d’une face lisible en PDF et d’une autre structurée selon les contraintes de lecture d’un ordinateur.

Nous nous préparons à intégrer toutes ces nouveautés pour le marché Français et avons déjà pris de l’avance en ce qui concerne l’e-invoicing. La fonctionnalité est disponible dans Retail Operations pour les pays où cela est déjà requis, ce qui est le cas de l’Arabie Saoudite.

« Bonjour, je voudrais émettre des factures électroniques qui respectent la nouvelle loi saoudienne de l’e-invoicing avec supplément double langue anglais-arabe ».

Ce sera tout ?

Blague à part, maintenant que la partie e-invoicing de la nouvelle loi finance française n’a plus de secret pour vous, il est bon de savoir que chaque pays impose son menu. Si l’on peut présager d’une harmonisation européenne, au moins sur les formats des factures électroniques, d’autres pays ont des spécifications autrement plus complexes. Nous allons prendre le cas d’un client qui a un distributeur basé en Arabie Saoudite qui nous a fait la demande citée plus haut (quoique énoncée de manière un peu plus formelle 😉).

L’Arabie Saoudite est l’un des premiers pays à imposer le e-invoicing. Sa mise en place se déploie en deux phases :

• Phase 1 : Prouver sur les factures que vous êtes équipé d’un logiciel qui respecte la nouvelle norme. Le symbole visible (et obligatoire) de ça est un QR code apposé sur le document. Ce QR code contient 5 champs d’information encodés d’une façon spécifique au Fisc saoudien qui peut vérifier la validité du QR code via une application officielle.
   
• Phase 2 : Au 1er janvier 2023, le système se complexifie. Chaque facture émise devra être télédéclarée auprès d’un serveur du Fisc saoudien avec les informations requises en échange de quoi le serveur officiel renverra une estampille qui actera la bonne réception du document.
   

Chez Dassault Systèmes nous avons répondu à la première phase avec une « subtilité » supplémentaire. Le marché impose sur ses factures la double langue anglais-arabe affichée chacune d’un côté du document. Si vous pensez au sens de lecture des 2 langues et à la complexité technique que ça engendre : vous avez deviné, c’est loin d’être du tout cuit. Mais, illustration à l’appui, nous avons réussi :